Отгрузили — значит продали. Так это выглядит в отчёте по продажам, и именно поэтому компания может показывать отличную выручку и одновременно не иметь денег на счету. Разница между этими двумя картинами и есть дебиторская задолженность, и в 1С посмотреть её можно несколькими способами. Вопрос, как обычно, не в том, где нажать, а что делать с полученным числом.
Почему общая сумма долга ничего не значит
Первое, что показывает любой отчёт, — итоговую цифру: клиенты должны столько-то. Она бесполезна. Пять миллионов долга, где всё отгружено на прошлой неделе с отсрочкой в месяц, и пять миллионов, где половина висит с весны, — это два совершенно разных бизнеса с одинаковой строкой в отчёте.
Работает только разбивка по срокам: сколько в пределах отсрочки, сколько просрочено на неделю, на месяц, на квартал. Причина простая и неприятная — вероятность вернуть деньги падает вместе со сроком. Долг недельной давности почти всегда возвращается сам, стоит напомнить. Долг, которому больше полугода, чаще всего уже не вернётся, и вопрос лишь в том, когда его признают безнадёжным.
Отсюда же и правило чтения динамики. Дебиторка, растущая вместе с выручкой, — это нормально: больше продаж, больше отсрочек. Тревожит другое. Первое — растёт доля просроченной части. Второе — удлиняется средний срок, за который деньги доходят до счёта: раньше платили за двадцать дней, теперь за тридцать пять. Оба сигнала видны только в динамике, в разовом срезе их нет.
И третье, о чём вспоминают в последнюю очередь, — концентрация. Половина всего долга у одного клиента — это уже не вопрос дисциплины оплат, а тот же риск зависимости от ключевого клиента, только с другой стороны. Если он уйдёт в неплатёж, компания получит не потерю продаж, а кассовый разрыв.
Как посмотреть дебиторскую задолженность в 1С
Здесь важна развилка, которую путают чаще всего: бухгалтерская дебиторка и управленческая — это не одно и то же.
В Бухгалтерии
Штатный инструмент — оборотно-сальдовая ведомость по счёту расчётов с покупателями и отчёты по задолженности контрагентов. Это корректная картина по документам, и для сверок и отчётности её достаточно.
Но для управления она неудобна: бухгалтерский отчёт знает, что клиент должен, и не знает, когда он был обязан заплатить. Условия отсрочки у разных клиентов разные — у кого-то семь дней, у кого-то шестьдесят, — а в ведомости все долги выглядят одинаково. Понять из неё, кто именно нарушил договорённость, без ручного сопоставления с договорами не получится.
В Управлении торговлей
В УТ картина ближе к управленческой: там есть отчёты по расчётам с клиентами с группировкой по интервалам задолженности, и они умеют учитывать условия оплаты из договоров и заказов. Это то, что нужно, но с одним условием — если условия оплаты в базе действительно заполнены. Когда отсрочка живёт в голове у менеджера, а в системе стоит значение по умолчанию, любой отчёт по срокам будет показывать вымысел.
Поэтому наведение порядка в дебиторке почти всегда начинается не с отчёта, а с проверки, что в базе вообще указаны реальные условия оплаты по каждому клиенту.
В ERP и УНФ
В ERP набор шире и добавляется работа с кредитными лимитами — механизм, который не даёт отгрузить клиенту с превышением долга. В УНФ отчёты по расчётам есть, но проще: разбивку по срокам чаще приходится собирать выгрузкой.
Чего в стандартном отчёте нет
Главное ограничение любого штатного отчёта по дебиторке — он реактивный. Показывает просрочку, которая уже случилась. А полезное действие происходит раньше: за три-пять дней до срока оплаты, когда достаточно звонка или письма, и деньги приходят вовремя. Сигнала «завтра истекает отсрочка у этих пятерых» в 1С по умолчанию нет — его либо строят отдельно, либо менеджеры держат в голове и половину забывают.
Второе ограничение — организационное, и оно про мотивацию. Если премия менеджера считается от отгрузки, возврат денег его напрямую не касается: продажа для него уже состоялась. Пока в мотивации нет привязки к поступившим деньгам, любой отчёт по дебиторке останется отчётом для руководителя, а не рабочим инструментом отдела.
Третье — дебиторка живёт отдельно от остального. Долг клиента имеет смысл смотреть вместе с тем, сколько он приносит маржи, не начал ли он реже покупать и сколько денег у компании уже заморожено в складских остатках. Дебиторка и запасы — это два кармана, в которых лежат оборотные средства, и оценивать их по отдельности бессмысленно: деньги-то одни.
Если контроль нужен постоянный
Разовый отчёт по дебиторке строят, когда деньги уже кончились и надо понять, кто должен. К этому моменту работать с долгом поздно: самые старые позиции, из-за которых всё и началось, обычно уже за той чертой, где их возвращают.
Смысл появляется, когда картина обновляется сама и лежит рядом с продажами и маржой — тогда видно не сумму, а движение: у кого срок оплаты подходит, чей долг стареет месяц за месяцем, у кого доля просрочки растёт. Это уже основание для решения — придержать отгрузку, пересмотреть отсрочку или просто позвонить вовремя.
Sellpi забирает данные из 1С через личный файл-обработку и пересчитывает такие срезы по расписанию, без ручных выгрузок и участия программиста. Что ещё имеет смысл держать на одном экране — в топ-10 отчётов для руководителя.
