Ассортимент разрастается незаметно. Сначала двести позиций, через два года — две тысячи, и уже никто в компании не скажет уверенно, какие из них кормят бизнес, а какие просто занимают место на складе и в голове у закупщика. ABC-анализ — самый простой способ навести здесь порядок, и в 1С для него есть штатные инструменты. Правда, найти их с первого раза получается не всегда, а пользы от них меньше, чем ожидаешь.
Что показывает ABC-анализ
Идея простая: позиции сортируются по вкладу в выручку и делятся на три группы. В первую попадают те, что дают основную часть денег, — обычно это заметное меньшинство ассортимента. Во вторую — середняки. В третью — длинный хвост позиций, каждая из которых приносит копейки.
По сути это правило Парето, применённое к товарам вместо клиентов. И результат обычно тот же: несколько десятков позиций из тысячи делают большую часть оборота, а про остальные компания просто не знает, зачем они у неё есть.
Что с этим делать — зависит от группы. За первой следят вручную: по ней нельзя допускать пустых остатков, на неё имеет смысл торговаться с поставщиком за условия, её маржинальность стоит пересматривать регулярно. Последнюю группу разбирают на предмет вывода из ассортимента — но не механически, о чём ниже.
Считать можно не только по выручке. По марже картина часто получается совсем другая: топовая по обороту позиция может оказаться в хвосте по прибыли, если её продают со скидкой ради объёма. Если выбирать что-то одно, я бы смотрел по марже — она честнее отвечает на вопрос, кто вас на самом деле кормит.
Зачем к ABC добавляют XYZ
У ABC есть слепое пятно: он ничего не говорит о том, насколько ровно продаётся позиция. Товар, который стабильно уходит по десять штук в неделю, и товар, который полгода лежит, а потом разлетается одной крупной поставкой, могут попасть в одну группу с одинаковой годовой выручкой. Планировать закупки по ним нужно совершенно по-разному.
Это и закрывает XYZ — вторая классификация, уже по стабильности спроса. Ровный предсказуемый спрос, спрос с заметными колебаниями и спрос случайный, который толком не прогнозируется.
Настоящий смысл появляется, когда две классификации накладывают друг на друга и получают матрицу из девяти ячеек. Позиция, важная по деньгам и предсказуемая по спросу, — это то, что закупается по расписанию и почти не требует внимания. Важная, но скачущая — главная головная боль закупщика, именно здесь нужны страховые запасы. А вот дешёвая и непредсказуемая — первый кандидат на вывод, потому что съедает внимание, а не приносит.
И вот тут же кроется ловушка. Дешёвый нестабильный товар может тянуться в ассортименте потому, что его берут в довесок к дорогим позициям, и без него уйдёт весь заказ. Ни ABC, ни XYZ этого не покажут — они смотрят на позицию отдельно, а не на состав заказа. Перед тем как вычёркивать хвост, стоит проверить, не входит ли он в чеки вместе с топовыми товарами.
Как сделать ABC-анализ в 1С
Первое, что стоит прояснить: 8.3 — это версия платформы, а не конфигурации. На вопрос «есть ли в 1С 8.3 ABC-анализ» ответ зависит не от платформы, а от того, какая конфигурация у вас развёрнута. В одних он встроен, в других его нет вовсе.
В 1С:Управление торговлей
В УТ классификация есть штатно, но работает она не так, как ожидает большинство: это не отчёт, который построился и сразу всё показал. Сначала нужно включить саму возможность в настройках раздела продаж и задать параметры классификации — по какому показателю делим (выручка, валовая прибыль, количество), с какой периодичностью пересчитываем и где проходят границы между группами. Только после этого отчёты по классификации начнут показывать осмысленные данные.
Границы — самое интересное место. Их обычно оставляют по умолчанию, хотя именно они определяют результат. Универсально верного разделения не существует: для ассортимента из трёхсот позиций и для ассортимента из тридцати тысяч разумные границы будут разными, и подбирать их приходится под свой бизнес.
Второй момент: классификация не пересчитывается сама по себе от того, что вы открыли отчёт. За обновление отвечает отдельная процедура, которую нужно либо запускать руками, либо ставить на регламентное выполнение. Забыли — смотрите на прошлогоднюю картину с полной уверенностью, что она сегодняшняя.
В 1С:ERP
Логика та же, что и в УТ: механизм классификации есть, требует предварительной настройки параметров и регулярного пересчёта. Отличается объёмом смежной аналитики вокруг — в ERP к этому прилагается вся машинерия планирования и нормирования запасов, что для крупного производства оправданно, а для торговой компании на сотню позиций избыточно.
В УНФ, Бухгалтерии и рознице
Здесь чаще всего готовой ABC-классификации нет. В Бухгалтерии её нет и не должно быть — это учётная конфигурация, она про регламентированную отчётность, а не про управление ассортиментом. В УНФ набор отчётов по продажам скромнее, и ABC-анализ в привычном виде оттуда обычно приходится собирать самому.
Дальше два пути, и оба знакомые. Либо выгружать продажи в Excel и раскладывать по группам формулами — работает ровно до тех пор, пока кто-то готов делать это каждый месяц. Либо заказывать доработку у программиста 1С — надёжнее, но каждое изменение правил классификации снова превращается в задачу с оценкой и сроком.
Где стандартный отчёт перестаёт помогать
Главная проблема штатной классификации не в том, что её сложно настроить, а в том, что она разовая по своей природе. Отчёт построили, посмотрели, приняли решения — и вернулись к нему через полгода, когда ассортимент уже другой.
А группы двигаются постоянно. Позиция уезжает из первой группы в третью не одномоментно, а за несколько месяцев, и заметить это движение в статичном отчёте невозможно — он показывает срез, а не траекторию. К моменту, когда падение видно в годовых цифрах, товар уже давно перестал продаваться, склад забит, а деньги в нём заморожены.
Второе ограничение — классификация живёт отдельно от остальных цифр. Чтобы понять, почему позиция просела, нужно смотреть на неё вместе с воронкой и средним чеком, с тем, не ушли ли клиенты, которые её брали, и с маржой по ней. В 1С это четыре разных отчёта, которые сводятся в голове у того, кто их открывает.
Если анализ нужен регулярно
Разовый ABC-анализ полезен как ревизия: раз в год пройтись по ассортименту и вычистить очевидно лишнее. Но управлять по нему нельзя — к следующему открытию отчёта картина успевает поменяться.
Ценность появляется, когда классификация пересчитывается сама и лежит рядом с остальными управленческими цифрами — в одном дашборде, а не в отдельном отчёте, который нужно вспомнить открыть. Тогда видно не только текущие группы, но и переходы между ними: какие позиции скатываются вниз, а какие, наоборот, растут и заслуживают внимания закупки.
Sellpi забирает продажи из 1С через личный файл-обработку и пересчитывает такие срезы по расписанию, без ручных выгрузок и доработки конфигурации. Полный список того, что имеет смысл держать перед глазами кроме ABC, мы собрали в топ-10 отчётов для руководителя.
